Profit First

“Er lag een kwartje onder het bed”

Cijfers, geld… Ik heb er iets mee! Als kind was ik erg blij met een leuke speelgoedkassa zodat ik met geld kon spelen, mijn doorzichtige Postbank spaarpot waarin ik de muntjes per soort kon sparen dat vond ik geweldig. In onze familie zit een ‘kleine anekdote’ over Wendy en geld. Mijn vader had op de camping een bed blauw geverfd en we mochten niet (!) in die kamer komen, ik had net een nieuwe beige broek met leuke knoopjes aan de onderkant. En ik zag een kwartje onder het bed liggen. Ik wurmde mezelf onder het bed en hebbes; ik had 0,25 cent gevonden! “Ben jij in de kamer geweest?”, zei mijn vader. Hoe kan hij dat weten… en ik keek hem verbaasd aan. En ja hoor, blauwe strepen op mijn nieuwe, mooie broek!

Overzichten maken

De schoolkeuze was ook altijd iets met cijfers, verkoop, bank- en verzekeringswezen, small business & retail management, bewindvoering. Ook privé vond ik het leuk om ‘lijstjes’ / overzichten te maken : een kasboekje, later Excel overzichten. Dit was een hulpmiddel om mezelf bewust te maken waar ik mijn geld aan had uitgegeven.

Inzicht in financiën

Nu, als ondernemer, is die bewustwording écht van belang. Zijn er onnodige kosten, zoals een abonnement die automatisch wordt verlengd en waar ik niets mee doe of diensten waar ik geen gebruik (meer) van maak? Overzicht van de verschillende uitgaven. Pas wanneer je overzicht hebt en vaak ook wanneer je een vergelijking over een bepaalde periode maakt, zie je wat er gebeurd. Hoeveel salaris maak je naar jezelf over, hoeveel geld reserveer je voor de belasting, etc.?

Excel of iets dergelijks voor een ondernemer geeft, zoals ik het zie, onvoldoende inzicht. Al ben je startende of heb je weinig klanten, adviseer ik een professionele boekhouding op te zetten vanaf het begin. De belastingdienst vraagt een goede administratie op te zetten en bij te houden, maar doe het ook voor jezelf om inzicht te krijgen zodat je vanuit dat inzicht keuzes kan maken en kan sturen op cijfers.

Zelf werk ik met Moneybird. Dit is een voorbeeld van een online boekhoudprogramma. Moneybird is gemaakt door ondernemers en voor ondernemers. Je hoeft geen boekhoudtermen te kennen en het is een intuïtief programma. Het is mogelijk om Moneybird 60 dagen gratis uit te proberen, wanneer je via deze link jouw proefperiode aanvraagt kun je Moneybird 120 dagen gratis uitproberen.

Profit First

Vorige week heb ik met jullie gedeeld over schaarste in tijd en geld, hierin heb ik benoemd dat ik de methode van Profit First verder zou toelichten. Eerst maak ik een uitstapje naar mijn privé rekeningen, waarbij ik gebruik maak van verschillende potjes. Vroeger deed ik dat met enveloppen en inmiddels met digitale potjes, waarin ik geld ‘reserveer’ voor bepaalde doelen. Het staat niet echt gereserveerd, maar ik heb het geld onderverdeeld.

Als ondernemer is het ook van belang geld te reserveren, maar dan ook écht te reserveren zodat je het geld niet aan andere dingen kunt uitgeven. We hebben een systeem nodig dat ons laat weten hoeveel we nog kunnen uitgeven en hoeveel we opzij moeten zetten, een systeem dat ons geen veranderingen opdringt, maar aansluit bij ons natuurlijke gedrag. Profit First is dat systeem.

Profit First houdt rekening met je natuurlijke gedrag. Deze methode houdt rekening met het feit dat je altijd eerst naar je banksaldo kijkt en is zo ontwikkeld dat ze aansluit op normaal menselijk gedrag. Daardoor werkt Profit First.

Dan kom ik nog even terug op het onderwerp van vorige week, schaarste. Als je een week de tijd krijgt voor een opdracht / project of iets dergelijks, neem je ook de hele week. Maar als je slechts een dag de tijd krijgt, zul je toch zorgen dat het binnen een dag klaar is. Hoe meer we van iets hebben, hoe meer we ervan zullen verbruiken. Dat geldt dus voor alles : eten, tijd en zelfs tandpasta. Wanneer je voldoende tandpasta hebt, gebruik je een flinke dot en als je wat knoeit maakt het niet zoveel uit. Maar wanneer de tube leeg is, knijp en schudt je uit alle macht en rolt de tube strak op. Dit is een voorbeeld van hoe we ons gedrag zo sterk aanpassen aan wat er beschikbaar is. Kortom, door eerst je winst te nemen, word je gedwongen om slimmer te denken en meer te innoveren.

De vijf basisrekeningen

De basis van het systeem van Profit First wordt gevormd door de bankrekeningen. Bij deze methode heb je meerdere bankrekeningen en weet je als je inlogt waarvoor het geld op een bepaalde rekening bestemd is.

Dit zijn de vijf rekeningen die je als eerste opent, bij dezelfde bank.
1) Ontvangsten
2) Winst
3) Salaris
4) Belastingen
5) Kosten

Wanneer je de vijf basisrekeningen hebt geregeld, zorg je ervoor dat je twee extra rekeningen opent die alle verleidingen wegnemen. Met als doel dat het geld wat op deze rekeningen staat, volledig uit het zicht is. Dit zijn de belastingen-rekening en winst-rekening. Als iets niet direct beschikbaar is, gaan we er niet heel veel moeite voor doen om er toch bij te kunnen komen.

Je stelt percentages vast om te beoordelen hoeveel geld je naar welke rekening overmaakt, je berekent de actuele percentages (CAP) en de doel percentages (TAP). Je begint met kleine percentages, ook al kunnen ze waarschijnlijk hoger zijn, met voornaamste doel om een nieuwe routine in te slijpen. Het doel is om deze automatische verdeling meteen door te voeren en vervolgens elk kwartaal de percentages aan te passen, totdat ze gelijk zijn aan de doelpercentages. Als je kleine stapjes neemt zal dat uiteindelijk veel meer opleveren.

Profit First past vier principes toe :
1. Gebruik kleine borden (net zoals vroeger met enveloppen).
Dit kan doordat je verschillende rekeningen hebt geopend.
2. Verdeel in een vaste volgorde.
Op basis van een vaste volgorde van rekeningen en eerder vastgestelde percentages.
3. Ban elke verleiding uit.
Door het openen van extra rekeningen, die uit het zicht zijn.
4. Zorg voor ritme.
Elke 10e en de 25e van de maand verdeel je het geld dat is binnengekomen op de ‘ontvangsten rekening’ over de andere rekeningen.

Ik ben mij ervan bewust dat dit alsnog een beknopte uitleg over het systeem is, in het boek staat veel uitleg en toelichting beschreven, ook bijvoorbeeld over Profit First als levensstijl. Een opsomming van acties die eenmalig zijn, dagelijks, maandelijks, per kwartaal en jaarlijks staan beschreven. En het vervolg van de methode wanneer je de basis stappen hebt doorlopen.

Mijn enthousiasme over dit systeem komt, naast dat ik het leuk vind om te werken met cijfers, geld en overzichten, doordat het bijdraagt aan werken aan ons bedrijf en niet in ons bedrijf. Werken aan je bedrijf betekent dat je systemen bouwt.
Spreekt dit systeem jou ook aan, wil je er meer over lezen? Dan raad ik je het boek Profit First aan, Mike Michalowicz is de auteur en de Nederlandse editie is tot stand gekomen met medewerking van Femke Hogema. Ook worden er diverse workshops gegeven door mensen die zijn opgeleid tot Profit First Professional.

Als je ergens blij van wordt, blijf je het doen. Als je blij wordt van geld uitgeven, zul je steeds meer geld uitgeven. Als je blij wordt van sparen, zul je alle mogelijkheden benutten om meer te sparen.

Bron : Boek Profit First, een simpel systeem om je bedrijf te transformeren van een cash-eating monster in een money-making machine.